Блок 1: Клиент и проблема
Название компании
Compass
Индустрия/сфера деятельности
- Продажа нефтяных продуктов
- Розничная продажа продуктов
Масштаб бизнеса
- Оборот: 85 млрд ₸ в год
- Точки: 8 по Казахстану и Кыргызстану
Топ-3 главные боли клиента
- Полностью ручной документооборот в разрезе HR и финансовых процессов
- Ручное внутреннее согласование договоров и служебных записок
- Траты более 10 млн ₸ в год на бумагу и более 9 млн ₸ ежемесячно на зарплату сотрудников за время, потраченное на поездки и ходьбу по офису для согласования документов
Блок 2: Подход и сроки
Направления работы
- Регламентирование и автоматизация процессов на точках АЗС
- Полное описание, аудитирование и описание HR и кадровых процессов
- Все финансовые процессы внутри компании
- Служебные записки и договора
Сроки реализации
Более 6 месяцев, 4 этапа
Этапы
- Полное аудитирование всех процессов компании, выявление потери денег на “ходьбу и езду” сотрудников для согласования. Прогноз потерь на деньги и хранение документаций. Проведено более 50 интервью, с 8 топ-менеджерами. более 100 часов на аудитирование. Более 200 страниц обновленных регламентов и процессов.
- Реализация процесса согласования договоров, их подписание внутри компании, структурное хранение и автопролонгация. Что сокращает расходы на бумагу и хранение. более чем на 50%
- Автоматизация всех финансовых процессов внутри компании - сокращает более 8 миллионв тенге ежемесячно, которые уходили на “ходьбу по офису”
- Фиксация процессов по HR и внедрение новых автоматизированных регламентов для точек АЗС - Описали новые регламенты работы, новые системы найма и адаптаций.
Используемые инструменты
- Битрикс24
- Собственная разработка для выведения аналитики по всем точкам АЗС
Блок 3: Результаты
Ключевые метрики
- Время согласования любой документации внутри компании сократилось более чем в ×5
- Найм сократился почти в ×10
- Время на согласование документов сократилось в ×4
- Получение отчетов о состоянии стало мгновенным
80% автоматизация
×5 скорость
×10 найм
Разработано
- Более 5 новых регламентов
- Более 35 бизнес-процессов
- Отдельный продукт для аналитики
- Искусственный интеллект для оценки эффективности
Измеримые бизнес-показатели
- Сокращение расходов на бумагу почти на 400%
- Скорость согласования выросла на 600%
- Найм ускорился почти в ×10
Блок 4: Детали решения
Что было ДО
- Вся документация велась на бумаге
- Согласование требовало личного присутствия
- Рекрутер делал 100-150 звонков ежедневно
- Кандидаты терялись
- Согласования длились минимум месяц
- Компания не могла быстро принимать решения
Что стало ПОСЛЕ
- Найм стал быстрее за счет ИИ
- Весь процесс в системе
- Регламенты доступны сотрудникам
- Согласования внутри системы
- Нет потерь документов
- Автопролонгация и тендерная комиссия
- Рост производительности согласований ×4
- Снижение расходов на подрядчиков на 20%
Блок 6: Уникальность
Что делает кейс уникальным
- Смешение нескольких видов бизнеса
- Большой масштаб требует сложной автоматизации
- Решение применимо для других компаний
Кому подойдет решение
Любой бизнес