Из WhatsApp-чатов — в управляемую систему.
Семейный ресторанный холдинг: 22 ресторана, 7 брендов, 5 цехов dark kitchen и около 600 сотрудников в Актобе, Астане и Атырау. Компания выросла быстрее своей управленческой системы — вся операционка жила в WhatsApp-группах. Поэтапно наводим порядок в деньгах, закупках и людях.
Масштаб проекта
Наш приоритет — автоматизация того, что приносит или тратит много денег.
Было
- Закупки — заявка в чат, согласование «на словах», нет истории по поставщикам и расходам
- Поломки тонут в WhatsApp-группах: никто не знает, сколько заявок открыто и просрочено
- Два собственника, но нет маршрута «кто согласует какой платёж»
- Нет данных для управления: собственники не видят скорость согласований, повторяющиеся поломки и расходы по объектам
- Закупки, АХО и IT в одном чате у одних и тех же людей
- Подбор персонала — частично в Google Drive, без единого процесса от заявки до закрытия вакансии
Стало.
- Зоны собственников закреплены — платёж сам уходит нужному человеку
- Новые поставщики — через проверку службы безопасности и реестр договоров
- Три уровня срочности поломок: 3 часа, день в день, следующий день
- Закупки, АХО и IT разведены по зонам ответственности
- Подбор настроен целиком: от инициации вакансии до её закрытия, с нормативами сроков
- Линейный персонал подаёт заявки по QR-кодам
- Данные вместо переписки: дашборды показывают, где зависают согласования, топ поломок и расходы по объектам и поставщикам
- Каждая заявка пополняет данные — решения опираются на цифры, а не на ощущения
Май — сентябрь 2026, 4 этапа
Интервью с собственниками, CEO и руководителями направлений. Процессы «как есть» и «как будет», согласованные правила управления, ТЗ.
HR, IT и АХО Help Desk, закупки, новый контрагент, оплаты через бухгалтерию. Видеообучение команды.
Оплаты Food и департаментов, первые дашборды. Упростили закуп там, где первая версия оказалась тяжелее реальности.
АХО (административно-хозяйственный отдел) — процесс, через который согласуется большая часть расходов холдинга. Запустили после накопления статистики реальных поломок, плюс дашборд с SLA.
Все корпоративные коммуникации — из WhatsApp в систему: автоэскалации, AI-агент для заявок, онбординг и аттестация, база знаний. 5 новых ресторанов подключатся без перестройки.
Сетям ресторанов и HoReCa, многофилиальному бизнесу с несколькими собственниками и операционкой в мессенджерах.